5 consejos para optimizar tu flujo de trabajo

Cómo

reconocer y utilizar un buen flujo de trabajo de software

Las plantillas de flujo de trabajo defectuosas son bastante fáciles de reconocer. Cuando un flujo de trabajo de software no se ha diseñado cuidadosamente, de hecho, tenderán a surgir soluciones y brechas. En otras palabras, el uso de programas de calidad inferior resultará en influencias de trabajo simales y engorrosas.

El propósito de los flujos de trabajo de software de alta calidad es ayudar al equipo de trabajo alcanzar los objetivos establecidos de manera oportuna y efectiva. Al elegir un sistema confiable, podrá crear productos y servicios más consistentes y seguros, además de poder cumplir con las reglas aplicables.

Todo el mundo, un buen software que funcione no tiene que ser demasiado rígido y estático. De hecho, los mejores son aquellos capaces de hacer frente a situaciones imprevistas, como la ausencia de un miembro clave del personal.

Al disponer de las herramientas adecuadas podrás planificar y ejecutar tus tareas con una eficiencia excepcional reduciendo el tiempo de trabajo y, si decides confiar en un sistema gratuito, también puedes reducir costes.

Algunos MSD, como LogicalDOC, ofrecen un servicio integral de gestión documental, que le permite organizar su trabajo y almacenar documentos de forma segura. Además, varios softwares (incluido logicalDOC) tienen un gestión del flujo de trabajo integrado lo que ayuda al equipo de trabajo a hacer que la empresa sea más rápida y eficiente.

Tal vez cómo mejorar su flujo de trabajo? ¡Aquí están los 5 consejos para optimizarlo al máximo!

Cómo mejorar su flujo de trabajo. ¡5 consejos para optimizarlo al máximo!

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5

consejos para mejorar tu flujo de trabajo y hacer que tu equipo sea más eficiente

1. Comience con una lluvia de ideas


Incluso si crees que has memorizado tu forma de trabajar, hacer una lluvia de ideas sigue siendo una buena idea para definir los puntos débiles y los fuertes. Para que esta operación sea efectiva, los participantes en la sesión deben intentar dibujar un mapa del flujo de trabajo adoptado. Después de cada paso, tendrá que responder a la pregunta: "¿qué sucede entonces?".
Si su flujo de trabajo también requiere que tome decisiones, debe enfatizar cuándo sucede esto y cómo procederá el trabajo dependiendo de la decisión que tome. Recuerda que durante la lluvia de ideas es necesario analizar el flujo de trabajo de principio a fin, tratando de señalar los defectos y fallas. Solo de esta manera será posible mejorarlo.

2.

Utilice los resultados de la lluvia de ideas para mejorar el flujo de trabajo


Una vez que haya rastreado su flujo de trabajo actual (incluidos todos sus defectos), es hora de cambiarlo. En este sentido, es necesario hacerse algunas preguntas. ¿Dónde se podrían hacer mejor las cosas en un orden diferente? ¿Puedo automatizar varios pasos?
Intenta dar un orden correcto a todos los pasos de tu flujo de trabajo, eliminando aquellos que no sean necesarios o que se repitan. Luego, intente averiguar quién es responsable de los errores que ha detectado en su plantilla de flujo de trabajo, haciendo una evaluación honesta de las personas involucradas y sus habilidades. También pregúntese si realmente ha asignado las diversas tareas, teniendo en cuenta las habilidades de todos los miembros de su equipo de trabajo.

3. Trate de entender si algunos pasos se pueden hacer en paralelo


Perder el tiempo siempre es malo, especialmente en el trabajo. Por lo tanto, es necesario tratar de ser lo más rápido y eficiente posible. Analice su flujo de trabajo y trate de averiguar si se pueden realizar algunos pasos al mismo tiempo, en lugar de secuencialmente. Este es un consejo que será útil especialmente para aquellos que usan flujos de trabajo bastante complejos.

4. Definir

claramente las funciones y responsabilidades


Un modelo de flujo de trabajo eficiente depende de una definición clara de los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo de trabajo. De hecho, todos deben saber exactamente qué hacer y cuándo hacerlo. De esta manera, si hay alguna irregularidad siempre se puede identificar a la persona responsable del error.

5. Haga que su flujo de trabajo sea constantemente accesible


Utilizando un buen programa de gestión documental (DMS) con un archivo digital accesible desde la nube, usted y los demás miembros de su equipo de trabajo podrán acceder a todos los datos y archivos almacenados incluso cuando no estén en la oficina. En otras palabras, los datos se vuelven accesibles desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Para hacer esto, una conexión a Internet será suficiente. Todo en un entorno fiable.
Al elegir un flujo de trabajo de software válido, de hecho, será posible recuperar los datos guardados a través de la nube con total seguridad. Archivos que también se pueden descargar, editar y compartir con otros miembros del equipo de trabajo.

Aprendizaje: ¿Qué es un flujo de trabajo de documentos

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