5 consejos para elegir el sistema de control de versiones de documentos adecuado -

La versión de documentos es un aspecto de importancia crítica del negocio. Si en su empresa varias personas trabajan en los mismos documentos y usted no está equipado con un sistema de control de versiones eficiente, entonces está tomando riesgos y limitando su productividad. Los documentos a menudo se guardan en un directorio compartido o en un sistema de almacenamiento en línea como Google Drive o Dropbox. Ambos enfoques son muy simples pero también increíblemente propensos a errores y problemas, tales como: Sobrescribir y perder información importante = > Después de editar un documento, un colega suyo podría guardarlo sin crear una copia, sobrescribiendo así la versión anterior que podría contener información importante. O al confundir un documento entre las diferentes copias del mismo presentes en las diferentes carpetas, alguien puede encontrarse editando el documento incorrecto. Tiempo perdido = > El colega que edita un documento mientras lo guarda crea una nueva copia, tal vez en otra carpeta. Esto obliga a otros colegas a perder el tiempo buscando el documento actualizado con el riesgo de no encontrarlo. Tales errores y problemas pueden ser la causa de graves pérdidas para la empresa, pues la información es uno de los principales activos, sin considerar la falta de eficiencia que se deriva de la misma, que es la causa de retrasos, malentendidos y gasto excesivo de energía. Para evitar estos problemas y hacer que su trabajo sea más eficiente, por lo tanto, es esencial que tenga un sistema de control de versiones eficiente. Gracias a ella documentos se actualizarán automáticamente tras cada cambio guardando memoria de versiones anteriores y quién realizó cada cambio.

¿Qué soluciones adoptar?

Buscando con Google "document version control" o "sistema de versiones" se pueden encontrar diferentes soluciones, incluso Open Source.Una solución Open puede ser genial para acercarse a una nueva forma de trabajar porque te permite entender cuáles son las necesidades reales en tu caso concreto. También creo que partir de productos abiertos es útil sobre todo para ver cómo nuestros colaboradores se inclinan a utilizar las nuevas tecnologías introducirse de manera efectiva en las actividades laborales cotidianas. Así, si la cosa fuera aceptada con el consiguiente beneficio para todos sería posible evaluar si afrontar una inversión por la versión más avanzada y sobre todo soportada de la misma tecnología. Siempre Open Source podrás encontrar sistemas más completos que además de control de versiones también te permiten organizar y gestionar con profesionalidad todos los documentos de tu empresa. LogicalDOC Community Edition también incluye control de versiones. ¡Pruébalo ahora, es gratis y sin límites de tiempo!

Pero, ¿cómo debería funcionar un buen sistema de control de versiones? Aquí hay 5 consejos útiles

En estas líneas os traigo las características que considero más importantes y para las que muchos de nuestros clientes utilizan LogicalDOC. Obviamente mis ejemplos se basarán en este software y no en otros, te invito a que busques el software que más se acerque a tus necesidades y a las de tus colaboradores, quizás aprovechando las indicaciones que siguen. 1) Para marcar la diferencia, el control de versiones debe permitir a los usuarios trabajar en documentos de uno en uno.
Por ejemplo, en LogicalDOC, cuando un usuario comienza a trabajar en un documento, este se coloca automáticamente en una condición bloqueada para evitar que otros usuarios realicen cambios al mismo tiempo (lo que causaría desorden y sobrescritura). Durante el bloqueo, el documento sigue siendo visible a través de la vista previa, pero no puede ser editado por otros. 2) Cada vez que un usuario modifica el contenido o las propiedades (metadatos) de un documento, el sistema debe crear automáticamente una nueva versión del documento sin crear más copias. Yo solo tienes un documento que incluye todas las versiones antiguas y ya no tendrás que liberarte entre las diferentes copias. Además, se elimina la necesidad de nombrar ad hoc cada versión del mismo archivo. 3) La versión debe actualizarse con un número progresivo asignado automáticamente por el sistema4) Un buen sistema de control de versiones registra información sobre quién realizó la tarea, cuándo se realizó y qué se hizo. 5) Las versiones antiguas no deben sobrescribirse y, por lo tanto, perderse, sino que deben permanecer en la memoria, disponibles para su consulta. LogicalDOC además de permitirte abrir y recuperar las versiones antiguas (pon el caso de que la última modificación realizada tenga uno o más errores) también permite compararlas entre sí para verificar los cambios que se han producido. Estas 5 características son fundamentales para un sistema de control de versiones eficiente, capaz de marcar una diferencia real para el trabajo en equipo en proyectos y documentos comunes. Mi consejo, a la hora de evaluar las diferentes soluciones que ofrece la red, es que te preguntes si cumplen con estos requisitos. Si tienes pocas ganas de buscar y te interesa una solución que ya cuenta con todas estas características puedes probar LogicalDOC => CLIC AQUÍ para descargarla gratis.

Resumiendo

Equiparse con un buen sistema de control de versiones, incluso abierto, puede vitar muchas molestias como:

  • Si se sobrescriben documentos más importantes
  • Nie más documentos que son difíciles de localizar entre las muchas copias
  • Ya no necesito nombres ad hoc para administrar las versiones de los archivos
  • Si no hay más anonimato para los que hacen daño

Además, obtienes importantes ventajas como:

  • Maye control de documentos,
  • Ad mayor eficiencia (ahorro de tiempo y energía) y, en consecuencia,
  • Ad mayor productividad.

Pero recuerda, para producir estos resultados es importante que el sistema de versiones que elijas tenga las 5 características fundamentales que hemos visto antes, así que no olvides considerarlas durante tu evaluación. Ahora, antes de buscar su sistema de control de versiones, si aún no lo ha hecho, comparta este artículo con sus amigos y dénos un pequeño regalo haciendo clic en +1. ¿Será un esfuerzo muy pequeño para ti pero de gran valor para nosotros?

Tu experiencia

¿Utiliza un sistema de control de versiones? ¡Cuéntanos tu experiencia! ¿Cómo estás? ¿Cómo lo digirieron tus colaboradores? ¿Qué características consideras importantes? Si tienes alguna duda, no dudes en escribir un comentario. Estaré encantado de responderte si puedo 😉

Etiquetas:control de versiones

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