5 formas de comunicarse evitando la frustración en el lugar de trabajo

Por qué queremos hablar de frustración y comunicación?

Uno de los mayores problemas en las empresas está precisamente relacionado con la comunicación interna en la empresa!

No solo la transmisión de documentación, sino también la necesidad de planificar decisiones en grupos y enviar rápidamente información importante son puntos extremadamente importantes que marcan la diferencia en el desempeño de un equipo y tienen un gran impacto en cada proceso de la empresa, y es fácil sobrecargar a sus empleados con información innecesaria, con correos electrónicos continuos o con reuniones sin sentido, generando un ciclo de frustración y desconfianza en los medios de comunicación de la empresa.

Cuando esto sucede, debe tomar precauciones para evitar que estos problemas de comunicación vuelvan locos a sus empleados (y supervisores).

Ma ¿cómo hacerlo?

Hay algunos pasos simples a seguir que pueden ayudarlo a reducir la frustración y mejorar drásticamente la productividad, y los hemos analizado y resumido para usted

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Crear reglas de administración de correo electrónico

Para evitar esa cadena interminable de correos electrónicos y "Responder a todos" que llena tu bandeja de entrada y tu tiempo, como la de tus subordinados, y aumenta la probabilidad de que los correos reales, los importantes, no sean leídos, hay un sencillo consejo a seguir, que te permitirá evitar esa pérdida de tiempo y eficiencia de la que estamos hablando.

El Dr. Thoma E. Boyce, presidente del Centro para la Seguridad del Comportamiento, sugiere crear reglas muy simples para mejorar la comunicación por correo electrónico. Por ejemplo, puede enviar el correo electrónico directamente a aquellos que necesitan ser incluidos en un proyecto, y dejar de enviar CC a personas que no forman parte de ese proyecto, algunos correos electrónicos solo para mantenerlos "informados" cuando realmente no hay necesidad.

Cuando sea posible, evite los correos electrónicos y llame o camine directamente a la persona interesada para comunicarse con vis-à-vis.

Organizar reunión de stand-up

Meetings pueden ser frustrantes, largas e innecesarias. La sensación de frustración aumenta cuando te encuentras perdiendo el tiempo con reuniones interminables: por esta razón, siempre se recomienda proceder con las reuniones permanentes.

Este tipo de reunión causa un sentido de urgencia y acelera el ritmo al que se lleva a cabo la transferencia de información.

Tamás tiene un lado preparatorio que ayuda a evitar la distracción: dado que es difícil pararse y controlar su computadora portátil, es menos probable que se pierda información importante transmitida durante la reunión.

Utilizar

las herramientas adecuadas para un proyecto

En lugar de pasar tiempo pasando correos electrónicos con archivos adjuntos, llenando correos electrónicos y haciendo imposible encontrar tanta información y documentación, utilice las herramientas adecuadas para intercambiar documentos e información

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Un ejemplo clásico de buenas prácticas de gestión de proyectos es el uso de un DMS para la gestión de proyectos documentales.

LogicalDoc le permite, por ejemplo, organizar y administrar la documentación en línea a través de un sistema de acceso y nube, lo que permite que solo los profesionales vean cierta documentación confidencial con un simple clic.

Es es una versión gratuita de este software que puede encontrar aquí. ¡Pruébalo y cuéntanos lo que piensas!

Tamás tienen otras herramientas que se pueden utilizar para intercambiar correos electrónicos, organizar tareas y plazos.

Escribió un artículo, hace algún tiempo, con las 5 herramientas gratuitas para ahorrarte tiempo. Si está buscando software libre, ¡este es el enlace para usted!

Desperdes, no difundas información

Cuando estás en una reunión a menudo cometes un error en el que incluso caen los mejores organizadores: utilizas las reuniones para dar información simple.

meetings no son para dar información, sino para recibir retroalimentación y lluvia de ideas.

En lugar de pedirle a otros que le presenten un informe que podría distribuirse de manera segura dentro de la empresa, es mejor usar el tiempo de la reunión para obtener comentarios directos o discutir diferentes temas o tomar decisiones.

Así que recuerde siempre discutir, y nunca simplemente difundir información.

No llene de información a los que no la necesitan

Cuando organice una reunión, póngase en contacto e invite solo a las personas que necesitan estar informadas y con las que necesita discutir.

Lo mismo ocurre con los correos electrónicos: evita enviar correos electrónicos a personas que no los necesitan, o si solo quieres informarles, al menos explícales que no tienen que tomar ninguna acción después de que el correo electrónico que acabas de enviar

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Es qué opinas de estos consejos?

Comenta para comentar y, si encuentras otros consejos para evitar la frustración en el lugar de trabajo, ¡háznoslo saber!

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