7 pasos para introducir con éxito un DMS en la empresa -

En esta guía encontrarás 7 pasos a seguir para introducir con éxito un Sistema de Gestión Documental (SGD) en la empresa, evitando perder tiempo y recursos.

Oporte de esta lectura

Introducción de un Sistema de Gestión Documental o DMS en la empresa no es como montar una nueva máquina de café en la oficina.

Los documentos (y la información) son un activo invaluable para cualquier organización, y dado que la gestión documental es un proceso que requiere cambiar la forma en que son utilizados por todo el personal involucrado, el tema no puede ser subestimado.

Llevo varios años trabajando en este entorno y a menudo soy testigo de un sinfín de valoraciones, que duran meses o incluso años (y que muchas veces nunca terminan), por parte de clientes a los que les resulta muy difícil elegir el sistema de Gestión Documental que mejor se adapte a sus necesidades.

Aso significa esto?

Significa que una o más personas pasaron muchos de sus días y tiempo haciendo algo que no condujo a ningún resultado.

Quién traducido a términos comerciales significa "desperdicio de recursos".

Por qué es importante esta guía?

Un DMS se utiliza para eliminar las ineficiencias de la gestión de documentos.

Este principal objetivo es optimizar y hacer eficiente todo el sistema de gestión del conocimiento de la empresa.

Pero para que un sistema de esta importancia sea operativo y eficiente, es esencial tener ideas claras sobre el camino a seguir para llegar a su elección e implementación.

El camino que lleva a la elección del DMS es decisivo!

Esta no es una guía completamente teórica con el único propósito de promocionar un producto, sino un verdadero "manual para poner en práctica de inmediato" para llevar a cabo esta actividad con éxito y sin desperdicios.

Beas que empiezas

No tienes tiempo que perder?

Entonces acepta un consejo: "¡Evita buscar un sistema de gestión documental para tu empresa!",

Como ya os he dicho, introducir un DMS en la empresa no es cosa de nada. Puede traer grandes beneficios económicos, organizativos y productivos, pero, como cualquier inversión, también puede ser una fuente de pérdidas si no le dedicas la debida atención.

S decidiste invertir parte de tu tiempo y recursos para obtener estos beneficios en tu empresa?

Si la respuesta es sí, ¡lea atentamente las siguientes líneas!

I

7 pasos

Cada paso a continuación le proporciona pautas precisas sobre qué hacer para introducir con éxito un sistema de gestión de documentos en su empresa.

Leer y seguir estos pasos en el orden en que se proponen, evitando saltar de un punto a otro.

Sólo de esta manera evitarás perder un tiempo precioso.

1.

Identificar las principales causas de la ineficiencia

Identificar las principales causas de la ineficiencia en la gestión documental actual es el primer paso crítico a dar.

Una correcta gestión documental tiene como principales objetivos evitar la perdición de tiempo, limitar los errores humanos, aumentar la colaboración y sobre todo simplificar.

Yoy empresa puede ofrecer productos o servicios de alto valor y tener un personal súper calificado, pero si el personal pasa la mitad de su día tratando de recuperar los documentos que necesita, su productividad se reducirá a la mitad porque el tiempo dedicado a buscar documentos es tiempo quitado de tareas más importantes

.

"El tiempo dedicado a la búsqueda de documentos es tiempo que se le quita a las actividades más productivas."

Los sistemas de gestión documental ofrecen numerosas posibilidades, pero para evitar confusiones es bueno partir de lo que más diferencia.

Aquí hay cuatro preguntas sencillas que responder para identificar las principales causas de la ineficiencia:

1) ¿Los empleados de tu empresa consiguen siempre recuperar los documentos que necesitan, en menos de un minuto, y sin tener que pedir ayuda a otros compañeros?

2) ¿Pueden los empleados de su empresa recuperar rápidamente los documentos que necesitan incluso cuando están fuera del sitio u ocupados con los clientes?

3) ¿Puedo real a versiones anteriores de un documento y entender quién realizó cambios o cualquier otra acción en él?

4) ¿Los empleados de su empresa encoger notificaciones automáticas cuando se cambia un documento que les interesa?

Ahora, si su empresa no tiene un sistema de gestión de documentos de última generación, es probable que su respuesta a estas preguntas sea "NO.

"

Ahora, sin embargo, sabes en qué trabajar para comenzar y qué buscar o descartar, para que podamos continuar con el siguiente punto.

2. Calcula qué impacto tienen en tu presupuesto

El ROI (Return On Investment) es una estimación de cuál podría ser su retorno de la inversión.

Esta estimación puede ser útil para hacerse una idea del presupuesto a dedicar a la introducción de un sistema de gestión documental en su empresa.

Tamando en cuenta SOLO el "beneficio principal" que la introducción de un sistema de gestión documental puede darte inicialmente, es decir, el ahorrendo tiempo, intentemos hacer algunos cálculos básicos.

Como promedio, cada empleado por empresa dedica unos 50 minutos cada día a tareas relacionadas con la documentación (según estadísticas recientes y estudios de productividad). Recupere archivos, guárdelos, archive, clasifique documentos correctamente, asegurándose de que las personas interesadas tengan copias, páginas de fax, envíe correos electrónicos de ida y vuelta, y más...

Podemos reducir esta pérdida en solo 15 minutos gracias al uso de un DMS (en realidad podría ser mucho más pero estamos bajos).

Calculación:

15 minutos de tiempo ahorrado para cada empleado, por día.

Con aproximadamente 220 días hábiles en un año normal, esto produce alrededor de 165 horas de trabajo perdido por cada 3 empleados en su empresa. Si el coste laboral medio es del orden de los 20€/hora, esto equivale a más de 3300 euros anuales a los que estás renunciando.

(n° empleados X minutos perdidos por día / cad X 220 días hábiles X 20 costo por hora) / 60

O encontrará una tabla conveniente en el sitio: https://www.logicaldoc.com/it/risorse/calcolo-risparmio

No está bien: Esta es una estimación aproximada que no considera los beneficios dados por el aumento de la productividad y la eficiencia, sino solo los ahorros inmediatos que pueden brindarle una gestión de documentos adecuada.

Aso quieres conocer más sobre TODAS las ventajas y características que ofrece un Sistema de Gestión Documental, puedes leer: .......

3. Nombrar un gerente de proyecto

Ahora que ha identificado las principales causas de la ineficiencia y ha entendido cuánto puede ayudarle a ahorrar un sistema de gestión documental, es hora de iniciar una investigación mercado para identificar posibles soluciones.

Poticando que NO se ocupa de los problemas técnicos en su empresa, tendrá que nombrar a un gerente de proyecto (alguien que mastica en informática) para seguir esta evaluación por su cuenta.

ATENCIÓN! Antes de delegar todo y darle vueltas en las manos, es fundamental que aclares tus intenciones y objetivos con tu jefe de proyecto.

Os, es importante que establezcas un Timing juntos, es decir, una fecha en la que el sistema debe ponerse en producción.

Me gusta que continúo con el siguiente punto quiero darte otro "consejo" que considero muy importante.

Durante la fase de evaluación, invita a tu gerente a prestar atención a 3 aspectos fundamentales:

1. Soporte técnico => El DMS regulará el en proceso de información en la empresa. Por lo tanto, es muy importante contar con un soporte eficiente capaz de resolver cualquier problema ayunos y con el que dialogar en propio idioma.

2. Integraciones => Es posible que ya se utilice un sistema de gestión en tu empresa. Si es así, es importante que el software DMS brinde la posibilidad de integrarse con el sistema de gestión para crear sinergias que puedan traer beneficios.

3. Simplicidad = > lo escribo último de estos tres puntos pero podría ser el primero. ¡Un sistema de gestión documental debe ser simple! Si el personal de tu empresa lo encuentra complicado o engorroso, será difícil explotar su potencial o incluso remar en tu contra evitando usarlo. Habrás desperdiciado dinero y perdido tiempo por nada.

4. Realizar una primera evaluación

En este punto debe ser la persona encargada de las evaluaciones.

Cualquiera que haya sido nombrado tendrá que entender que el proyecto está muy cerca de tu corazón por lo es bueno que le pidas retroalimentación constante para evitar que se acueste o peor aún se pierda entre todas las diferentes actividades que realiza.

Tendrán que realizarse las primeras pruebas en esta etapa.

Todo sistema de gestión documental que se precie ofrece la posibilidad de descargar una prueba (generalmente de un mes) con todos la funcionalidad del producto.

Esta fase es la más importante porque conducirá a la decisión final (o si queremos la semifinal) de iniciar o no un proyecto piloto (véase el punto 5).

La prueba le permite evaluar el producto como si ya estuviera disponible en la empresa, comenzar a configurarlo y ejecutar todas las pruebas necesarias.

Vs probar LogicalDOC DMS? ¡Descargue la versión de prueba de 30 días ahora! haga clic AQUÍ

Agregue un comentario

Su dirección de correo no se hará público. Los campos requeridos están marcados *

Go up