¿Cómo organizar la gestión del tiempo en la oficina? -

¿No puedes ir a trabajar con una sonrisa en la cara? Los compromisos aumentan día a día y la ansiedad de no poder terminar todo siempre está presente. Te persigue incluso cuando estás en el bar con amigos, y las puertas de la oficina están bien cerradas. Tienes la sensación de que la calidad de tu vida está cayendo, sientes que estás viviendo para trabajar y no al revés.

Apuesto a que a veces has venido a llevar tu trabajo a casa. Ya, las horas en la oficina pasan demasiado rápido para lograr todos los objetivos. No te desesperes, solo una pizca de determinación para encontrar la serenidad. Con este artículo quiero darte algunos consejos útiles sobre la correcta gestión del tiempo en la oficina.

La palabra

clave: organización

Tiempo y organización van de la mano, son como dos mejores amigos. El primer paso: entender cuántos compromisos te encuentras teniendo que afrontar a diario. Para ello no hay nada mejor que el lápiz y el papel. Prepare una cuadrícula y anote las reuniones, los plazos y el trabajo que se completará. Esta solución te ayudará a visualizar mejor la cantidad de tareas a realizar y el tiempo que lleva completarlas.

Puede parecer trivial pero sin darte cuenta tu trabajo tendrá un orden programado. De esta manera podrás alcanzar tus objetivos de manera efectiva. Dominarás el tiempo en la oficina, incluso es posible que puedas encontrar unos minutos de relajación para tomar un café con un amigo.

1.

Priorizar

Es importante entender qué parte del día eres más productivo y realizas las tareas más complejas en esas horas en particular. ¿Mi consejo? Divida los días de trabajo en franjas horarias, esta práctica se llama corte de tiempo (literalmente, hacer tiempo en rodajas). En la primera parte trabaja en las tareas más inminentes, en la segunda dedicada a actividades menos estresantes como la lectura de correos electrónicos y otros documentos. Gestionar el tiempo de esta manera te ayudará a evitar afrontar el trabajo de forma confusa, logrando concluir poco o nada.

2. No

te sobrecargues con el trabajo

Tienes una percepción clara de que las cosas van mejor: con la red has conseguido ordenar los distintos compromisos y has dividido el día en franjas horarias según prioridades. Pero hay otro obstáculo que le impide administrar el tiempo en la oficina.

Estoy hablando contigo sobre las constantes solicitudes que no puedes hacer frente porque no puedes decir un simple no. Incluso si ya sabes que no podrás completar todas las tareas que tu jefe te ha pedido. No te sobrecargues, analiza tus habilidades con conciencia. Informe a sus superiores sobre la situación. No te preocupes, tratarán de optimizar la gestión de tareas y el tiempo para llevarlas a cabo.

3. Bloquea

todas las distracciones

Cuando tenga que realizar una tarea importante, elimine cualquier distracción. Baje el tono de llamada del teléfono y, si necesita, también envíe notificaciones por correo electrónico. Estas herramientas pueden perturbar su concentración. Y es posible que se vea obligado a comenzar a trabajar de nuevo. ¿Resultado? Has perdido un tiempo precioso para llevar a cabo otras actividades. Tenga cuidado de responder a las llamadas perdidas más tarde y recuerde revisar su correo. En cualquier caso, unas horas de espera no perjudican a nadie.

4.

Delegación en otros

Nunca has pensado que tal vez no seas tú quien mida tu tiempo de oficina. Quizás las horas disponibles sean pocas en comparación con los compromisos a cumplir. La solución ideal podría ser delegar el trabajo a otros. Por ejemplo, use un colaborador que pueda hacer algún trabajo por usted. O, si la tarea requerida no entra dentro de su competencia, no lo dude, confíe en un experto en la materia: abogado, contador, consultor de marketing web.

5. Usa la tecnología

La tecnología puede ser una gran aliada para una correcta gestión del tiempo en la oficina. ¿No lo crees? Ver para creer. Hay excelentes calendarios en línea que le alertan automáticamente sobre los plazos. O de nuevo, columnas que con un clic te dan inmediatamente las referencias a tener a mano. Luego, con Skipe puedes unirte a una videoconferencia. Así es, ya no tendrás que perder el tiempo moviéndote de un lugar a otro. También puede optimizar el tiempo dedicado al almacenamiento de papel. Proponga a su empresa instalar un DMS.

Tu opinión

Estas son solo algunas formas de organizar la gestión adecuada del tiempo en la oficina. ¿Conoces a otros? Cuéntanos tu experiencia en comments.

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