Cómo organizar una gestión de reuniones exitosa

Como todos sabemos, a nadie le gusta organizar o participar en muchas reuniones: organizar reuniones significa arriesgarse a perder el tiempo en usted y en muchas personas.

De supuesto, puede suceder tanto en reuniones muy interesantes y productivas, como también participar en otras que son inútiles y aburridas. Una reunión está destinada a ahorrar tiempo organizando trabajos y personas, pero esto solo sucede si está bien preparada

En este artículo te ayudaremos a definir las 6 reglas para gestionar tus reuniones de forma óptima, haciéndolas más productivas y menos frustrantes.

Estas reglas no solo lo involucrarán a usted, el organizador, sino también a todas las personas que ya están involucradas en la reunión. Los participantes, de hecho, son parte activa de una reunión y deben ser educados para tener un comportamiento correcto y positivo que será útil para que la reunión sea tan fluida como el aceite.

Regular Número 1 – Prepara las reuniones que tendrás que gestionar como si simplemente fueras a asistir a ellas

Cómo significa la oración en la parte superior?

Es simple: para entender una reunión tienes que imaginarte siendo uno de los espectadores y no el organizador.

A partir de este supuesto, será posible ver cada reunión organizada de una manera completamente diferente.

Estas reglas genéricas es una de las reglas de oro de la Gestión de Reuniones: para hacer una reunión ganadora o para ser un espectador activo necesitas ponerte en los zapatos de los demás.

Yo sabrás que todas las demás reglas se basan en este principio.

Reguly número 2 – Llegue preparado y asegúrese de que los participantes de la reunión también estén preparados

Distribuir los puntos principales y un pequeño resumen de la reunión del día anterior (o con más días de preparación si la cantidad de cosas a preparar es mayor) y estar seguros de que todos tienen acceso a toda la información son dos partes importantes que deben tenerse en cuenta durante la fase de preparación.

Es obvio que los participantes también necesitan verificar la información que ustedes hacen disponible y leer el material preparado para estar listo el día de la reunión.

Se sigue siendo obvio que los participantes, si el organizador no ha dado suficientes datos que les permitan estar preparados, deben estar dispuestos a solicitar más información.

Si no hay puntos en el "orden del día", tal vez el organizador debería preguntarse si la reunión es realmente necesaria...

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Reglación

número 3 – Respetar horarios

Iniciar la reunión a la hora programada y finalizarla a la hora programada (o antes, si es posible).

Iniciar en el tiempo requiere un esfuerzo tanto del organizador como de los participantes.

Llegar tarde solo muestra una falta de consideración por todas las personas involucradas en la reunión, especialmente en el caso del organizador: si este último, de hecho, llega a tiempo, los otros participantes también se sentirán obligados a ser más puntuales.

Resperar la duración es extremadamente importante: si todos han acordado una hora y han cambiado su hora en función de este evento, es importante que no abandone la hora establecida.

So proponer una duración realista también es importante: organizar una reunión de una hora cuando solo toma 20 minutos sería una pérdida de tiempo.

El día y la fecha elegidos para la reunión son tan importantes como la duración.

Se desaconseja encarecidamente organizar varias reuniones, quizás regulares, durante los momentos del día que pueden considerarse inconvenientes (después del almuerzo, hacia el final de las horas de trabajo, antes de una fecha límite importante) y pueden tener un impacto muy negativo en la moral de los participantes.

Esto no significa que no pueda haber emergencias y que por lo tanto nunca se deben elegir fechas u horas incómodas cuando realmente haya una necesidad, pero al menos se deben organizar reuniones regulares durante horas convenientes para todos los participantes.

Regula número 4 – Manténgase en el buen camino

Muchos grupos tienen al menos una persona que tiende a salir hacia una "carretera de circunvalación" discursiva que no tiene nada que ver con la reunión y todos los participantes en la reunión deben saber manejar este tipo de situaciones.

No hay diferencia si es uno de los participantes o el propio organizador, todos los participantes tienen la responsabilidad, durante la reunión, de guiar la conversación hacia los temas establecidos cuando sea necesario.

Reguly número 5 – No organizar reuniones cuando no sean necesarias

Verifique con calma cuando realmente necesite organizar reuniones regulares.

Por ejemplo, una vez que hayas creado una reunión diaria, tienes que preguntarte:

Cómo productivo podría ser?

Sí posible reducir el número de reuniones durante la semana?

No sería mejor tener una reunión rápida de pie?

Arguly número 6 – Al final de la reunión resumir los pasos a seguir

Así que se tomaron decisiones durante la reunión (incluso si la decisión fue "analizar más la situación") el organizador debe resumir lo que se debe hacer y quién debe hacerlo.

So el organizador no puede resumir correctamente los pasos a seguir, uno de los participantes debe tomar la iniciativa y solicitar más información sobre cómo proceder.

Es crucial que los participantes no salgan de la sala sin entender exactamente cuáles son las razones de la reunión y qué salió de la lluvia de ideas que se acaba de llevar a cabo.

En

conclusión

Estas sencillas reglas te permitirán hacer tus reuniones mucho más productivas. Aunque implementarlos no siempre es fácil, pues requiere de la colaboración de todos los participantes y del organizador, establecer una política saludable sobre este tipo de reuniones permitirá a todos optimizar su tiempo y dejar de vivir las reuniones como si fueran "correos electrónicos perdidos".

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