Cómo optimizar el tiempo y la productividad en la empresa -

En su organización (empresa o emprendimiento) los procesos relacionados con el intercambio y circulación de información son lentos y engorrosos? Si sientes la necesidad de "cambiar de marcha" lee este artículo cuidadosamente.

Muchas empresas están cerrando y todo el mundo sigue hablando de una crisis

Probly, de hecho, es ciertamente cierto: la crisis no ha terminado.

En cambio, los más atentos entre los emprendedores saben que la crisis no es más que un cambio y por ello es importante intentar entender lo que está pasando y tratar de predecir cómo será el futuro

.
La locura siempre está haciendo lo mismo y esperando resultados diferentes. - Albert Einstein

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Un estudio reciente sobre el trabajo en el futuro encargado por UBS revela que en las próximas décadas:

  • 47% de las profesiones actuales desaparecerán debido a la tecnología (casi una de cada dos)
  • 75% de los empleados ya no trabajarán en oficinas tradicionales sino desde casa con computadoras portátiles y teléfonos inteligentes,
  • la palabra clave será "flexibilidad" y se preferirán una presencia efectiva a una constante (lo importante será el resultado y no la cantidad de tiempo empleado),
  • las empresas orientadas socialmente tendrán más posibilidades de éxito. Hoy en día, al 65% de las personas les gustaría trabajar para empresas impulsadas por la intención social. El 83% de los estudiantes de MBA aceptaría un salario más bajo, con el fin de trabajar para una empresa que está atenta a la sociedad y al medio ambiente. El 89% de los empleados de las empresas de orientación social están más satisfechos.

(puede encontrar el documento completo aquí)

Es fundamental encontrar soluciones que hagan que la empresa sea competitiva y moderna.

La razón por la que queríamos traer de vuelta este estudio no es para aterrorizarte o convencerte de desmantelar tu organización, pero seguramente es bueno que comiences a pensar en qué soluciones podrían ayudarte a lograr mejores resultados y llevar a tu empresa hacia el futuro.

En las próximas líneas hablaremos de una de estas soluciones, probablemente una de las más importantes, porque se refiere a la gestión de la información de la empresa que, como hemos visto, sin duda tendrá que cambiar dadas las características que tendrán que tener las empresas que quieran ser competitivas en un futuro próximo (e incluso ahora

).

La base de conocimiento de una empresa representa el mayor capital en su poder. Se estima que 9 de cada 10 empresas quebrarían en pocos días si ya no tuvieran acceso a su información...

Gestione la

base de conocimientos de su organización

La capacidad de gestionar el conocimiento de una organización es, y será, cada vez más importante.

Una empresa capaz de organizar mejor toda su base de conocimiento obtiene importantes beneficios. Intentemos enumerarlos a continuación:

Optimizando el tiempo y la productividad.

Recover la información que necesita rápidamente permite a cada empleado/colaborador de la empresa centrar sus energías exclusivamente en la actividad que está realizando.

Reposamos en un agente que quiere mostrar diapositivas u otros documentos a un cliente para cerrar una venta, a un técnico que necesita tener los manuales disponibles para reparar una máquina o incluso a una persona de soporte que, al recibir una llamada de un cliente, es capaz de recuperar instantáneamente toda la documentación relacionada con ella y servirla de manera eficiente.

Maye colaboración.

La correcta gestión de la información ayuda a los empleados de la empresa a colaborar mejor.

Esto a través del intercambio de correos electrónicos y también gracias al uso de sistemas de mensajería interna, los empleados / colaboradores pueden intercambiar información dondequiera que estén realizando varias actividades al mismo tiempo.

Esto es extremadamente útil desde el punto de vista de la producción y permite un gran ahorro de tiempo y recursos.

Esparo de material y espacio.

El hecho de que las empresas más grandes estén empezando a pensar (y algunas ya lo hacen) en reubicarse, significa que toda o casi toda la información tendrá que ser reportada digitalmente.

Ay en el pasado se ha hablado mucho del ahorro relacionado con la desmaterialización de documentos en papel, en esta nueva perspectiva la desmaterialización se convierte en una necesidad (a menos que se pretenda utilizar el correo ordinario para intercambiar información...).

Ventajas.

Eliminar los residuos permite un gran beneficio en términos de imagen.

Cómo hemos visto que una empresa que está interesada en temas sociales es cada vez más apreciada por los consumidores, también permite acceder a premios útiles (por ejemplo, certificaciones ISO).

"Ok, administrar la base de conocimientos de manera eficiente es importante, pero ¿cómo lo haces?",

Para organizar mejor su información es importante elegir un buen Software de Descripción Documental.

Vamos a ver qué es...

Los

sistemas de gestión de documentos o TSE

Son?

DMS significa Sistema de Gestión Documental, también llamado Sistema de Gestión Documental.

"El Sistema de Gestión Documental (DMS), literalmente "Sistema de Gestión Documental" es una categoría de sistemas de software que sirve para organizar y facilitar la creación colaborativa de documentos y otros contenidos. Técnicamente, dms es una aplicación del lado del servidor que realiza a veces operaciones masivas en documentos, catalogándolos e indexándolos de acuerdo con ciertos algoritmos. La dicción a veces se superpone con el concepto de sistema de gestión de contenidos. Cuando DMS se utiliza en una empresa o generalmente en una organización estructurada, a menudo se conoce como gestión de contenido empresarial (ECM), en este contexto la función del flujo de trabajo adquiere una importancia particular." - Wikipedia

En Italia siempre se ha pensado como una necesidad ligada a la conservación sustitutiva y a las relaciones con la administración pública, en realidad las ventajas que se pueden obtener de su correcto uso son mucho mayores (ver párrafo anterior).

La prueba la aportan directamente Estados Unidos donde la adopción de un DMS no es vista como una necesidad ligada a cuestiones burocráticas sino como una verdadera "ventaja competitiva" que le permite optimizar y gestionar mejor sus recursos: tiempo, personal, material y espacios.

¿Cuáles

son las principales características de un DMS?

Vamos ahora a ver cuáles son las principales características de un Sistema de Gestión Documental y qué te permiten hacer:

Escanear documentos y reconocimiento de documentos

Un buen DMS es capaz de conectarse directamente a dispositivos multifuncionales e importar documentos en él, poniéndolos inmediatamente a disposición de todos los usuarios de la empresa.

Además, gracias al uso de tecnologías OCR, es capaz de extraer textos de imágenes y archivos PDF rasterizados adquiridos mediante escaneos masivos, haciéndolos buscables por palabras o frases contenidas en ellos.

Importaciones automáticas desde carpetas y buzones

Un sistema de gestión documental es un gran repositorio donde los usuarios pueden guardar sus documentos en cualquier momento y según los procedimientos establecidos por la empresa.

Además, también puede continuar trabajando y guardar sus datos como está acostumbrado a hacerlo, simplemente estableciendo reglas dentro del DMS con respecto a la importación automática desde carpetas remotas o locales.

En este modo el sistema inspecciona automáticamente las carpetas indicadas, para importar los nuevos documentos presentes y también los que han sido modificados (en este caso crea una nueva versión). Los nuevos documentos y actualizaciones se guardarán en las carpetas de destino establecidas previamente por el usuario.

Lo mismo se aplica a la importación de correos electrónicos y sus contenidos que se pueden guardar automáticamente donde quieras.

Indexación de contenido y búsquedas de texto completo

Dijimos que toda la información guardada dentro del DMS debe estar "a mano" tan fácilmente recuperable.

Entonces, ¿qué mejor sistema que la búsqueda de texto completo?

Al igual que sucede con Google, los documentos presentes en el DMS están todos indexados y se pueden recuperar en pocos segundos simplemente buscando palabras clave o frases contenidas en ellos.

Busca por parámetros

Aso que la búsqueda de texto completo no es suficiente, generalmente es posible buscar documentos a través de parámetros preestablecidos.

En este caso estamos hablando de información (metadatos, clases de documento u otra) que se ha atribuido al documento de forma automática o manual.

Depresión de suépase e historial

Everyetaseful DMS administra automáticamente el control de versiones de documentos y realiza un seguimiento de cada cambio.

En este sentido siempre es posible saber quién ha realizado alguna acción sobre un documento y cuándo.

Adición final, el control de versiones le permite recuperar versiones anteriores de un documento (especialmente útil si se ha sobrescrito información importante que no debe perderse).

Dete detección

Qué molesto es y cuánto tiempo se desperdicia tratando de averiguar qué documento es el más actualizado o correcto?

Oly DEMASIADO, pero incluso si fuera solo un minuto, ¡siempre sería un minuto robado!

Un buen DMS puede detectar duplicados y deshacerse de ellos para no crear obstáculos a su trabajo.

Política de seguridad del suelo y gestión de permisos

Hay diferentes roles y tareas dentro de una organización, ¿verdad?,

Ecco porque es importante poder establecer permisos específicos para cada empleado/colaborador o grupo, respecto a los espacios que se pueden utilizar y las actividades que se pueden realizar dentro del sistema.

Esto permitirá evitar malentendidos y sobre todo problemas importantes debido a la fuga de información sensible.

Agre de influencias automáticas en el trabajo

No has oído hablar de los flujos de trabajo?

¡El trabajo es la esencia de la productividad! A menudo, el ciclo de vida de algunos documentos sigue un camino preciso.

Gracias a la creación de flujos de trabajo, los documentos se enrutan automáticamente de acuerdo con los procedimientos de la empresa.

Todo usuario que participa en el ciclo de vida del documento es notificado de la acción que debe realizarse. Una vez que haya completado su tarea, puede cerrar la tarea y permitir que el documento continúe su "ronda".

En esencia, una verdadera "línea de montaje".

Backup y recuperación ante desastres

Dijimos que 9 de cada 10 empresas quebrarían en pocos días si ya no tuvieran acceso a su información

.

Ecco porque es esencial que el sistema que gestiona toda la información de una empresa esté equipado con procedimientos de Backup válidos incluso en caso de eventos desastrosos.

Más...

Cómo indica el título de este párrafo que estas son las PRINCIPALES características de un buen DMS, aquellas que nunca deben faltar.

Esto significa que definitivamente hay más!

Así que quieres saber más sobre las características y posibilidades de un Sistema de Gestión Documental válido, te invito a echar un vistazo aesta página, donde encontrarás todas las características de LogicalDOC DMS.

Dos detalles fundamentales a la hora de elegir un DMS

Hemos visto cuáles son las principales características y qué beneficios puede aportar un buen sistema de gestión documental a tu empresa, pero hay dos cosas que no deben subestimarse a la hora de elegir un sistema de este tipo: soporte técnico y facilidad de uso.

  1. ¡El soporte del suelo debe ser eficiente! No importa si es lindo o simpático, debe resolver problemas y sobre todo debe hacerlo en el menor tiempo posible. Antes de elegir un DMS siempre es bueno indagar sobre los tiempos de respuesta del soporte. Si exceden la jornada laboral, entonces es mejor seguir adelante ... También es fundamental contar con un soporte capaz de hablar tu idioma correctamente para evitar cualquier tipo de malentendido.
  2. El software debe ser fácil de usar. Un sistema complejo y engorroso que requiere capacitación para todo el personal puede arriesgarse a ser rechazado y luego descontinuado, anulando así la inversión inicial. Además, ¿no es un poco contradictorio usar un sistema complicado para simplificar la gestión de la información?!

Conclusiones

Esto estamos al final de nuestras consideraciones sobre sistemas de gestión documental o DMS.

Esto que este artículo haya sido útil para entender esta posibilidad y te invito a dejar un comentario en caso de que tengas más preguntas al respecto (la respuesta y también pueden ayudar a otros lectores).

Así que quieres más información sobre la introducción de un DMS en tu organización, también te invito a leer el siguiente artículo: http://blog.logicaldoc.it/sistema-gestione-documentale-guida-azienda/

Gracias de nuevo por leer nuestro artículo, ¡te deseo un MUY BUEN día! 😉

PS: Si te gusta lo que has leído y crees que puede ser útil para alguien que conoces, compártelo con los botones de la izquierda (si lees desde un PC) o debajo (si lees desde un teléfono inteligente).

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