Cómo usar Dropbox en tu empresa

Los datos son el activo más valioso de una empresa. Representan su pasado, su presente y la proyectan hacia el futuro. Antes, el archivado se basaba en pilas y pilas de documentos. Consultar información era un proceso lento, a veces infructuoso: perder una práctica era bastante común. Este inconveniente también podría resultar en una toma de decisiones incorrecta o incompleta.

Oggi, con el almacenamiento electrónico este problema se ha resuelto en parte. Las empresas lo tienen todo a mano y con relativa seguridad, con la tranquilidad de los empleados. Pero es la cantidad de conocimiento la que ha aumentado, a un ritmo vertiginoso. Muchas empresas utilizan un DMS y, en una perspectiva de trabajo inteligente, fomentan el uso de sistemas de computación en la nube como Google Drive y Dropbox para administrar archivos en línea.

Hablando de Dropbox, ¿conoces su historia? Cuando entró en el mercado en 2008, fue fundada por Drew Houston, un joven programador inscrito en el MIT en Boston.

En su universidad estaba la red informática "Athena" que permitía a los estudiantes almacenar sus archivos y acceder a ellos desde cualquier lugar del campus.

Houston pensó en extender esta ventaja a todo el mundo, sintiendo de antemano una necesidad común a millones de personas: almacenar y recuperar sus archivos en cualquier rincón del mundo y desde cualquier dispositivo.

Ecco, en este artículo quiero sugerirte cómo usar Dropbox para empresas. Esta caja mágica será tu as bajo la manga en momentos cruciales, tus documentos te seguirán a todas partes y también mejorarás tu gestión del tiempo.

Usar

Dropbox para empresas: ¿Qué es?

Dropbox es un servicio de almacenamiento, consulta y uso compartido de archivos en línea. Se integra fácilmente con un conjunto de aplicaciones de oficina y programas gráficos. Cuenta con más de 300 millones de suscriptores y es un verdadero disco duro portátil en el que subir, intercambiar y sincronizar casi cualquier tipo de contenido. Y puedes hacerlo con absoluta comodidad desde PCs, smartphones y tablets sin ocupar la memoria física de tu ordenador.

Su espacio gratuito de 2 GB que puede aumentar a otros 16 cada vez que convenzas a un amigo para que se registre en Dropbox. En cambio, si está interesado en otras soluciones, tendrá que pagar.

Ma cuánto

cuesta Dropbox?

As que existen versiones de pago de Dropbox. Estoy hablando de Dropbox Pro y Drobox para empresas, tienen características adicionales y específicas.

Dropbox for Business: es la solución ideal para garantizar un flujo de trabajo fluido en grandes equipos. Siempre tiene soporte accesible y almacenamiento ilimitado. El precio es de 12 euros al mes por usuario.

Dropbox Pro: cuesta 9,99 euros al mes y tiene 1 TB (1000 GB) de espacio. Permite la limpieza remota y algunos controles adicionales para sharing.

Cómo

funciona Dropbox

Usar Dropbox en tu empresa, oficina u hogar no es difícil. La "caja mágica" tiene un diseño intuitivo. Estará satisfecho con la experiencia de usuario que este software le ofrece porque le sugerirá cómo moverse por él.

Para suscribirse a Drobox simplemente vaya al sitio web del servicio y haga clic en el botón "Registrarse". El siguiente paso: crear una cuenta por nombre, apellido, dirección de correo electrónico y elegir una contraseña. En este punto ten mucho cuidado, piensa en un código seguro. Su negocio no puede arriesgarse a una fuga, las pérdidas serían enormes.

En cualquier caso, después de unos minutos se iniciará la descarga del archivo de instalación del cliente Drobox. A continuación, deberá ingresar los detalles de su cuenta o crear una nueva. Una vez hecho esto, la aplicación se colocará en su disco duro con una carpeta: verá aparecer un icono en la barra de herramientas.

Para cargar documentos en Drobox, deberá arrastrarlos y soltarlos en esta carpeta o copiarlos y pegarlos. Puede cambiar el nombre de los archivos, eliminarlos u organizarlos en subcarpetas. El cliente -siempre encendido- guardará cualquier cambio en la nube. De esta manera, sin importar con qué dispositivo se conecte, su trabajo siempre estará actualizado y sincronizado. Dropbox también se puede usar sin conexión, los cambios se registrarán una vez que se haya conectado a Internet.

¿Quiero compartir documentos o imágenes en Dropbox? Dicho esto, con esta herramienta puedes decir adiós a las memorias USB y los discos duros externos. Puedes compartir un archivo de dos maneras en Dropbox:

Puede compartir una carpeta completa. Simplemente haga clic en la pestaña con el botón derecho y elija el elemento "Compartir carpeta". Luego ingresará el correo electrónico de su colega que puede ver la información o editarla.

Puede compartir archivos individuales que se encuentran en su cuenta personal en la nube. ¿Qué? Enviando un enlace que hará referencia al contenido que solo se puede ver. Para esta acción irás a la carpeta de Dropbox, seleccionarás el archivo elegido y harás "Compartir enlace".

Esta característica se ha mejorado en la versión de Drobox for Business: además de la opción "Compartir enlace", puede decidir establecer una contraseña y una fecha de vencimiento. Esto garantizará un acceso seguro a los documentos y bloqueará los archivos al final de un proyecto.

En la bandeja del sistema verás una notificación que te avisará del enlace que acabas de crear y copiar al portapapeles. Para que la cadena de texto esté operativa y compártala con los colaboradores, simplemente péguela en el texto del cuerpo del correo electrónico.

Drobox for Business tiene otras dos opciones muy interesantes. Puede usarlos a su favor: el primero es la búsqueda de texto completo. Con esta alternativa buscarás archivos directamente en el programa sin abrir carpetas. El segundo, Project Harmony, le permitirá colaborar con varias personas en el mismo documento, ya sean archivos de Word, Excel o PowerPoint.

Yo eres un usuario de Android tendrás la opción de previsualizar el documento sin esperar a la descarga.

Moes que

usan Drobox

En unas 150.000 empresas utilizan Drobox para trabajar con agilidad, seguridad completa y para tener un mayor control sobre el contenido compartido.

Un caso virtuoso es el de Kayak, el sitio web de viajes cofundado por Expedia, Travelocity y Orbitz. Este espacio da la oportunidad de comparar y elegir en un solo lugar hoteles, servicios de alquiler de coches y vuelos.

Decinas de los empleados trabajan incansablemente para mantener la plataforma actualizada. Bill O'Donnell, arquitecto jefe y vicepresidente senior de productos móviles de Kayak, explica en su testimonio: "Teníamos un enorme sitio web lleno de archivos creados manualmente. Con el tiempo, terminamos teniendo cientos de modelos en el servidor que eran difíciles de administrar porque no se podían ordenar o localizar a través de búsquedas".

En otras palabras, los colaboradores necesitaban editar archivos sin dificultad y aquí está la solución, señala O'Donnell: "Pensamos que era genial que Dropbox Business se desarrollara para empresas", agrega. "Lo adoptamos de inmediato".

En poco tiempo la producción ha aumentado y el trabajo se ha vuelto más fácil. El arquitecto jefe de Kayak dice: "Dropbox Business es como una superestructura compartida gigante. Simplemente tienes que decirle a los usuarios dónde buscar y pueden tomar lo que necesitan de las carpetas compartidas. Dropbox Business nos proporciona una herramienta única y segura para almacenar todo nuestro trabajo y nos ayuda a resolver los conflictos que se producen entre los cientos de ordenadores de nuestra empresa.

"

Aso, empresa que diseña aplicaciones web, utiliza Drobox para facilitar las relaciones entre empresas. De esta manera la empresa ha reducido el número de correos electrónicos diarios, reuniones y la distribución de archivos es mucho más ordenada. Con respecto al estudio de caso, dice el gerente de operaciones comerciales Kenny Van Zant: "Los archivos estaban en todas partes. Fue una pesadilla. Finalmente, el cambio a Dropbox Business le dio a Asana un lugar centralizado para almacenar archivos, lo que facilita el acceso y la colaboración en ellos

".

Google Drive y Drobox en comparación: quién gana el desafío

Rea la comparación entre los dos servicios de computación colud es casi imposible. La respuesta es fácil de entender: tienes que elegir la que mejor se adapte a tus necesidades. Sin embargo, una comparación en diferentes "patios de recreo" lo ayudará a elegir mejor.

Drobox es compatible con varios sistemas operativos:Linux y aplicaciones para Windows Phone y BlackBerry.

Google Drive funciona perfectamente pero solo en Android e IOS te cuento más: la aplicación móvil Big G te permite editar Office.

Althos, Google Drive admite mejor los flujos de trabajo a través de la integración con Docs

El cuadro azul, sin embargo, se une a muchas aplicaciones de terceros que aprovechan Dropbox para almacenar, compartir información y configuraciones.

En la interfaz de usuario la victoria es Google Drive: las operaciones de la aplicación son muy similares a las que sueles hacer desde el escritorio. ¿Algunos ejemplos? Seleccione, arrastre, haga doble clic. Los conoces bien, ¿no? Drobox también tiene buena usabilidad pero no da la cantidad de funciones que ofrece su oponente.

Toda duda Drobox es un sistema de copia de seguridad seguro y estable. Pero en mi experiencia, todavía prefiero Google Drive, una verdadera oficina en línea, integrada con Gmail, Calendar y Documents.

Uso de

Drobox en la empresa: tu experiencia

Esta es una guía para usar Drobox en su empresa. Una forma de hacer circular tus documentos con facilidad, seguridad y rapidez. ¿Qué te parece? ¿Alguna vez has utilizado este sistema en la nube o utilizas Google Drive para tu oficina? Espero su opinión en los comentarios.

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