Cómo usar Google Drive en la oficina

Así que gestionas, almacenas documentos y creas contenido en la oficina, sabes que la eficiencia lo es todo. No importa lo que estés haciendo, aprovechar el momento es importante. A veces hay urgencias que no pueden esperar.

La crisis empresarial siempre está lista para golpearte, puede estallar por un pequeño detalle sin resolver y crear una catástrofe. No se necesita mucho para evitar desastres: el flujo de trabajo debe fluir de manera rápida, ordenada y sin obstáculos.

En este proceso, sin embargo, hay personas que no siempre están en la oficina, figuras clave que en su momento de necesidad están en una reunión para promocionar la marca de la empresa o han tenido que enfrentar dificultades repentinas.

Cómo se entrega ese documento que firma un acuerdo importante? ¿O esa cita que significa ganancias e inversiones futuras en otros proyectos? La solución está ahí y es Big G ofrecerla en bandeja de plata, satisfaciendo tus necesidades.

Todo lo que necesitas para vivir mejor el trabajo y tu vida a menudo está cerca de ti, ante tus ojos, solo tienes que buscar en el motor de búsqueda más famoso del mundo. ¿Necesita editar un documento y no puede usar el DMS corporativo?

Beh, está Google Drive, una plataforma en línea que siempre está contigo, en PC y dispositivos móviles. Con este recurso tendrás la oficina en tu bolsillo, en cualquier lugar, superando los límites del espacio. Italia, por otro lado, parece amar particularmente este tipo de servicio: en un informe de Eurostat de 2014, el Bel Paese ocupa el segundo lugar en el número de empresas que utilizan la computación en la nube.

Yo verás, te enamorarás de Google Drive. No podrás descindir de él. Esto es lo que necesita saber para usarlo en la oficina y aumentar la productividad. Y a partir de mañana tu forma de trabajar cambiará para mejor. ¿No me crees? Seguir leyendo.

Aso es Google Drive

No utilizaré términos técnicos para explicarte qué es Google Drive. Trate de imaginar este servicio como un pen drive conectado a la web. Un espacio gratuito de 15 gigabytes (para obtener más espacio está el servicio de pago) donde se almacenan sus documentos, imágenes, gráficos, presentaciones, hojas de texto y hojas de cálculo, formularios de cuestionarios y encuestas.

Los archivos guardados están organizados en carpetas a las que puede acceder y editar cualquier persona con permiso y conexión a Internet. Pero eso no es todo. Los proyectos se pueden compartir con colaboradores en tiempo real y abrirse desde cualquier dispositivo: PC, smartphone y tablet a través de una cuenta de Gmail.

Uso Google Drive en mi trabajo como escritor web y ya no tengo miedo de escribir desde el otro lado del mundo o de que mi PC se rompa. Todo lo que necesito es una conexión y tengo todo lo que necesito en un solo lugar.

Insomma, una herramienta perfecta para dormir plácidamente, una compañera de trabajo que nunca te traiciona. Y luego es gratis, ¿qué más quieres de la vida? Lo sé, ahora quieres saber cómo funciona. Aquí está.

Cómo

funciona Google Drive

Es muy simple, comencemos desde el principio. Conéctese a la página de inicio de Google, ¿ve ese botón azul claro en la parte superior derecha con "Iniciar sesión" escrito en él? Bueno, haga clic en él. Después de eso, se abrirá una página donde tendrás que escribir el nombre y la contraseña de tu cuenta de Google. O si no lo tiene, se le pedirá que lo cree.

Mi consejo? Cuando inicias sesión en Google Drive, utiliza un código que es difícil de adivinar. Proteger sus datos y privacidad es lo primero. Especialmente si utilizas esta herramienta para trabajar y compartir documentos en la plataforma que también interesen a tus compañeros. En este punto, puede ingresar su espacio de almacenamiento de dos maneras:

  • Con Omnibox de Chrome o a través de la barra de direcciones del navegador que utilices.
  • Con la cuadrícula que aparece en cada página que admite los servicios de Google. Luego, detenga el puntero en el elemento "Unidad" y haga clic en .

Yo tú por dentro? Perfecto. Esta plataforma de almacenamiento refleja completamente el estilo de Google: simple, ordenado, colorido. En la columna de la izquierda está el directorio y las carpetas de Drive. Hablando de carpetas, puede crearlas haciendo clic en el botón "Nuevo" o, alternativamente, puede cargarlas desde su PC.

En cambio, en la parte superior está el campo dedicado a la búsqueda interna de archivos, mientras que debajo está la barra de herramientas. A la derecha, se materializa otra columna que puedes utilizar para conocer los detalles relativos a los documentos. Escriba los diferentes cambios que ha realizado en un trabajo a lo largo del tiempo.

Para crear un archivo en Google Drive siempre ve a "Nuevo" y selecciona el formato que desees. ¿Quieres escribir? Inicia sesión en Google Docs. Se abre una página en blanco lista para usar en una nueva ventana. Puede darle un título, editarlo y compartirlo si es necesario. En resumen, todas las opciones disponibles para usted, desde el tipo de fuente, el interlineado, las listas con viñetas, no tienen nada que envidiar a Office. De hecho, lo olvidarás rápidamente.

Se me olvidó. Con Google Drive, también puede insertar enlaces y comentarios útiles para dar sugerencias a sus colegas. Cuando haya terminado, puede mover el contenido a una carpeta dedicada.

Qué estás pensando: "¿Qué pasa si quiero subir un documento"?

Puede hacerlo en silencio, vaya al botón "Nuevo" y luego al elemento "Cargar archivos". Este último es visible desde una nueva ventana. Ahora importa lo que necesites a Drive y después de unos minutos se sincronizará con todos tus otros dispositivos.

Como mencioné, la sincronización significa que todos los cambios realizados en su computadora portátil se guardan en su computadora en la oficina. A su regreso, puede continuar donde lo dejó.

Po son los formatos incompatibles con esta plataforma online. Por ejemplo: vídeos comprimidos y archivos. Y en cualquier caso, estos elementos se pueden guardar y compartir, pero no abrir y editar.

Cómo

compartir un archivo en Google Drive y colaborar

La facilidad con la que Google Drive permite compartir contenido lo convierte en una herramienta perfecta para las empresas. Sencillo, rápido y promotor de la colaboración entre compañeros.

Para compartir un texto o documento de cálculo, simplemente copie el enlace del contenido o haga clic en el botón "Compartir" en la parte superior derecha. Luego, ingrese la cuenta de Google de su colaborador que se notifica por correo electrónico. Si está autorizado, su colega podrá trabajar en su contenido en tiempo real y comunicarse con usted a través de chat.

Tamás hay una versión de Google Drive para empresas pero hay que incurrir en un coste: 8 euros al mes por cada cuenta, el espacio es ilimitado y la personalización es máxima. Estoy hablando de Google Drive for Work que le brinda la capacidad de proteger sus documentos utilizando encryption.

Cada empresa

mejora con Google Drive

Quiero contarte brevemente la Experiencia de Alpitour. Google Drive ha mejorado la comunicación del grupo dedicado a la organización de viajes.

La herramienta en la nube de

G ha aumentado la colaboración entre grupos. Tanto es así que hay 4 salas vacías dedicadas a videoconferencias. Los empleados de Alpitour prefieren Google Hangouts, el chat de Google para compartir un documento de Google Drive. Para obtener más información, eche un vistazo a este artículo.

Trucchi para

Google Drive

Es formas de aumentar el rendimiento de Google Drive y organizar aún mejor el trabajo de su oficina. Trucos que te ahorran tiempo. Quiero revelar 3:

  • Fecha un color a las carpetas: ¿quieres localizar inmediatamente el documento que necesitas? Cambia el color de la carpeta en la que está contenida. Así que lo identificas de inmediato. Hay 24 colores disponibles. Veamos cómo puedes poner en práctica este truco. Haga clic derecho en el nombre de la carpeta y elija "Cambiar color". ¡Unos momentos y listo!
  • Apacige el orden de los archivos: este remedio le ayuda a aumentar la productividad. En la parte superior derecha hay un icono con dos letras en letras de bloque "A / Z", o "Opciones de reordenar". Luego hay un menú desplegable donde puede seleccionar el orden que prefiera: alfabético, última modificación, última modificación por mí, última apertura por mí.
  • Creación de formularios: con esta solución se crean formularios de contacto, encuestas y se elabora una hoja de cálculo para gestionar una posible lista de correo. Para acceder a esta opción haga clic en Nuevo, Otro, Formularios de Google. Ahora solo tienes que seleccionar la plantilla y escribir las preguntas.

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Cómo

usar Google Drive en la oficina: tu opinión

En esta pequeña guía de Drive quería explicar cómo usar esta plataforma de computación en la nube. Solución ideal en su trabajo de gestión y archivado de documentos. Ahora le dejo la palabra. ¿Cómo se usa Google Drive en la oficina? ¿Ha mejorado el espíritu de colaboración? Deja tu opinión en los comentarios.

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