almacenamiento y digitalización sustitutivos -

La retención de reemplazo y la digitalización de los registros contables es el futuro de su negocio. ¿No estás seguro de por dónde empezar? Aquí hay una guía de los decretos emitidos y los apoyos aceptados.

Ignorantia legis non excusat: conocer las normas relativas a la ley sobre ocultación y conservación de documentación es muy importante y necesario para no incurrir en situaciones legales no deseadas.

En el sitio ecnews.it se puede ver uno de los muchos casos en los que se puede encontrar una empresa si no cumple con las leyes sobre la ocultación de documentación: una deuda tributaria a pagar a la que el estado puede agregar la confiscación de activos.

Ahora, además, también es muy fácil rastrear la documentación contable incluso pasando por otras empresas: el sitio ecnews.it confirma que "En la sentencia en cuestión, el Juez de legitimación afirmó que el delito de ocultación o destrucción de registros contables también se puede probar encontrando facturas de la empresa proveedora, incluso si el comprador no puede mostrarlos. – sentencia núr. 19106, presentada el 9 de mayo de 2016"

Sí tanto, es importante conocer el modo de retención en forma de la documentación contable para no incurrir en situaciones legales desfavorables para la empresa. En este artículo hablaremos sobre cuáles son las diversas posibilidades relacionadas con la conservación de la documentación contable electrónicamente y en papel.

Cómo

reemplazar el almacenamiento de documentos en papel

El mantenimiento de registros contables generales, como registros contables o facturas, en formato digital puede aportar diferentes ventajas a las empresas que deciden digitalizar toda la información contable.

Además de la posibilidad obvia de ahorrar en infraestructura y espacio de negocio, el uso de registros contables disponibles en línea ofrece la posibilidad de rastrear con ad mayor seguridad e integridad datos importantes, con el fin de mejorar los procesos comerciales relacionados con todos los aspectos logísticos y comerciales, así como con el aspecto administrativo y financiero.

Con la PR 445 del 28 de diciembre de 2000, además, se presentaron muchas nuevas luz sobre el tema de la validez de la conservación en soportes distintos del papel clásico y que son relevantes para fines fiscales (y civiles).

Con el artículo 6 se inserta la posibilidad de sustituir a todos los efectos los documentos, registros contables, correspondencia y cualquier otro acto cuya conservación por ley o reglamento esté prescrita. Desde el año 2000, de hecho, ya no es necesario utilizar soportes en papel que antes eran obligatorios: para justificar que el documento era definitivo e inmutable, de hecho, el mismo documento en formato digital tenía que imprimirse en papel solo para validar su oficialidad, mientras que ahora es posible mover esta documentación en medios virtuales, como un DVD, CD o Servidor).

Cuando se trata de mantener los registros contables de un documento en papel a uno digital, el Decremento de 23 de enero de 2004 es bastante claro: los documentos contables deben tener la forma de documentos estáticos no modificables, almacenarse en un soporte (como el óptico) que garantice su legibilidad en el tiempo, que hayan sido firmado digitalmente por el responsable de la conservación y el sello de tiempo y que, en el mes siguiente a la expiración de los plazos para la presentación de impuestos sobre la renta, se transmite a las agencias tributarias la impresión del archivo informático sujeto a conservación.

Una vez que todo esto se hace, se permite destruir el libro de bolsillo reemplazado digitalmente.

Cómo funcionan las empresas que solo reciben documentos digitales?

Cualqui sucede, sin embargo, cuando recibimos documentación que ya está en formato digital?

El DMEF de 23 de enero de 2004 responde muy bien a esta pregunta: los registros contables se emiten en el momento de la inserción de una eferencia horaria y la suscripción electrónica de los registros que ingresan el soporte electrónico.

Esto significa que los documentos deben emitirse en un formato no modificable (como pdf/A[14]) con la fecha y firma electrónica: de esta manera estos documentos se consideran emitidos porque tienen una firma digital y una referencia horaria específica, siempre recordando que deben registrarse en un medio válido y que luego deben exhibirse digitalmente a las agencias gubernamentales que solicitan información fiscal.

Es importante señalar que, tras la expedición de dicha documentación, debe ser sometida al proceso de conservación con la inserción de la referencia horaria y la firma digital del responsable de la conservación del documento y que, dentro del mes siguiente a la presentación de la declaración relativa al impuesto sobre la renta, esta información deberá ser transmitida a la Agencia Tributaria a través de la huella dactilar del archivo informático digital.


¿Cuáles son los medios aceptados?

Como se indicó anteriormente, hay muchos medios que se pueden usar para grabar documentación: los DVD y CD se consideran como papabili para el almacenamiento de reemplazo, pero no siempre son fáciles de administrar y preservar. También puede encontrar otros tipos de discos ópticos o servidores especiales.

Es importante tener en cuenta que los sistemas de almacenamiento en línea comunes utilizados no pueden considerarse medios válidos: en nuestro sitio hablamos sobre Dropbox y por qué no se puede usar como Administrador de documentación profesional. Si está interesado, puede hacer clic aquí para obtener más información.

En caso de que tengas alguna duda, siempre se recomienda contactar con un especialista en conservación de documentos para solicitar más información y poder proceder a la digitalización de tus documentos.

¿Cuáles

son los otros beneficios del almacenamiento digital?

A pesar de que modernizar e intentar digitalizar todos tus procesos y documentación parece un coste adicional, este se amortiza fácilmente con el tiempo: el coste del consumo de papel es enorme, y las ventajas de la digitalización son importantes. También hay otras ventajas de la digitalización relacionadas con la optimización del negocio.

Así que quieras saber más hemos recopilado las diversas desventajas del almacenamiento de papel en este artículo, seguramente te vendrá muy bien.

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