Qué es un flujo de trabajo de documentos

Con la progresiva desmaterialización del papel, su empresa debe estar preparada para gestionar el cambio. ¿Alguna vez has pensado en un sistema de gestión documental? Un DMS podría ser la solución ideal. Una herramienta que puede facilitar la creación e intercambio de documentos dentro de una organización.

Como bien sabes, las aplicaciones que caracterizan a esta herramienta te permiten escanear y catalogar cualquier tipo de práctica. Una vez almacenada la información, el DMS le permite una amplia variedad de acciones: gestionar de forma segura el acceso a los documentos, leer, escribir, revisar, firmar digitalmente y crear procesos con documentos. Aquí, es precisamente este último punto el que quiero hablarles. En otras palabras, quiero presentarle la importancia de un flujo de trabajo de documentos.

Qué es

un flujo de trabajo de documentos?

A vez que profundizamos en el significado del flujo de trabajo de documentos, aclaremos el significado del término "flujo de trabajo" o flujo de trabajo. Es un proceso automatizado que incluye varias actividades, cada una involucrando a un actor y llevando a cabo una tarea.

El objetivo común es la optimización de la información. Por ejemplo: si ha trabajado en una sala de redacción en línea, habrá oído hablar de los "flujos de trabajo de aprobación". Este procedimiento requiere la participación de varias figuras profesionales: el editor en jefe, el editor en jefe y el editor. Luego, el editor escribe el artículo, el editor en jefe lo aprueba y el editor lo publica. Esta es una manera fácil de entender qué es un flujo de trabajo.

Ahora qué pasa si añadimos la palabra "documental" a la palabra "workflow"? Como resultado tendríamos un procedimiento preestablecido a través del cual un documento puede ser adquirido, autenticado, registrado, modificado, archivado y, en el futuro, buscado. Con esta acción, una organización puede seguir el ciclo de vida de un documento paso a paso.

Las

desventajas de no tener un flujo de trabajo de documentos

No ha adoptado un flujo de trabajo de documentos en su empresa? Corre a cubrirse. No tenerlo significa socavar la productividad de la empresa, hay muchas desventajas que puede enfrentar: documentos perdidos, incapacidad para identificar a las personas que trabajaron en el documento. O peor aún, es posible que ni siquiera termine una tarea. Sí, aquellos que trabajaron en el documento son imposibles de rastrear. Esto significa bloquear todo el flujo de trabajo. Resulta en errores vitales para su empresa, fugas de clientes y pérdida de ganancias.

El

flujo de trabajo de documentos es una ventaja para una pyme

Un flujo de trabajo de documentos es decisivo para una pequeña/mediana empresa que está comenzando la digitalización de sus archivos en papel. Gracias a este proceso, los documentos pueden seguir un procedimiento establecido, el error humano se reduce al mínimo y se elimina el esfuerzo por una posible consulta. En la práctica, una vez establecida la regla básica, necesaria para el funcionamiento del flujo de trabajo del documento, cualquier práctica será inmediatamente rastreable.

Es documenta flujos de trabajo que también se activan automáticamente cuando ocurren ciertas situaciones. Cada usuario que interactúe con esta herramienta tendrá una visión clara del estado en el que se encuentra el documento y podrá intervenir sobre él en el momento adecuado.

Yo se le notificará mediante una simple notificación. En última instancia, un buen flujo de trabajo puede cambiarlo todo en una empresa, creando valor. Permite a las personas centrarse en el trabajo real en lugar de gestionar los procesos de trabajo. Verás que con este recurso podrás mejorar tu vida profesional y agestire tu tiempo en la oficina de la mejor manera.

Yo que

revisas

Esta es la era de la digitalización del papel. Si su empresa quiere ser realmente competitiva en el mercado, debe comprender qué es un flujo de trabajo de documentos y su importancia. Ahora te dejo la palabra, ¿qué te parece? Espero su respuesta en los comentarios.

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