La ventaja ecológica, económica y legal del archivo digital -

Esto buen DMS y la figura del Compliance Officer puede mejorar tu empresa y permitirte ahorrar miles de euros cada año gracias a la optimización de recursos y trabajo.

Todos

unidos contra el archivo en papel: los costes económicos y jurídicos relacionados con el papel

En los últimos años, han salido muchas estadísticas y estudios relacionados con los efectos del almacenamiento de papel en las empresas y cómo esto puede perjudicar económica y legalmente a las empresas. Entre estos estudios, uno que es particularmente llamativo proviene del proyecto sin papel, que en el artículo habla abiertamente de los efectos negativos del almacenamiento de papel no solo en el medio ambiente, sino también en el ahorro y la optimización en la empresa.

Según este estudio, de hecho, parecería que pends pasarían del 30% al 40% de su tiempo buscando para encontrar información en sus correos electrónicos y archivos en papel, y enumerarían los costos asociados con los materiales (habla de $ 1500 por cada archivador de oficina de calidad) y varios salarios, que se utilizan de manera poco inteligente.

Otro factor interesante que surgió de este estudio se refiere a las grandes empresas: al parecer en una gran empresa se pierde estadísticamente un documento cada 12 segundos, y es posible imaginar qué impacto puede causar este tipo de pérdidas a nivel económico y fiscal.

Solo por esta razón, se han encontrado diversas soluciones que permiten mantener el flujo de información bajo control y contrarrestar la pérdida de documentación, con el fin de minimizar las desventajas relacionadas con el archivo en papel.

¿Cuáles son las desventajas reales del archivo en papel?

Las

5 grandes desventajas del archivo en papel

Muchas personas han vertido litros de tinta (virtual) en un intento de explicar los impactos nocivos del papel y el archivo físico en empresas medianas y grandes

.

Uno de los periódicos más conocidos del mundo, The Wall Street Journal, estima que hay una disminución en el uso del papel como método de almacenamiento de información. En su artículo, de hecho, declara que el consumo de papel en las oficinas y en el hogar debería disminuir finalmente en un 2% anual, equivalente a cientos de millones de hojas impresas solo en los Estados Unidos, todo gracias a las pequeñas y medianas empresas que están digitalizando gracias al uso de DMS y aplicaciones asociadas a ellos.

Pero , ¿por qué hay una tendencia, en el mundo del trabajo, a querer disminuir el número de estas hojas de papel y proceder con flujos de trabajo totalmente digitalizados?

La respuesta está en las desventajas obvias que se encuentran en el archivo puramente en papel:

1

– La pérdida de datos sensibles

Imprimir documentos significa tener un riesgo muy fuerte de perderlos. La pérdida de datos sensibles puede provocar enormes retrasos en los distintos departamentos internos y una gran pérdida en el cierre de contratos en el departamento de Ventas.

2 –

La transmisión involuntaria de datos confidenciales

A diferencia con el primer punto, la transmisión de datos confidenciales, o la pérdida de datos confidenciales, puede tener un impacto desastroso en una empresa, tanto desde un punto de vista legal como puramente económico

.

Deasy Security es normalmente un punto muy importante a tener en cuenta y que siempre hay que vigilar en los distintos flujos de trabajo: por este motivo se ha insertado la figura del Compliance Officer, cuyo trabajo también es verificar los procesos y asegurarse de que no hay pérdida de información sensible.

De nada sirve decir qué impacto puede causar este tipo de problemas en las ventas, ya que ninguna empresa querrá colaborar con entidades que no puedan retener el flujo de información de forma segura.

3 –

Un impacto ecológico devastador

Buscando en línea puede encontrar cientos de artículos que explican la correlación directa entre la deforestación y los residuos pantagruélicos de papel consumido indebidamente.

La web brandongaille.com ha recogido una serie de estadísticas interesantes sobre el consumo de papel y el impacto ambiental que esta producción está provocando no solo a nivel de flora, sino también a nivel de contaminación ambiental.

4 –

Desorganización en la producción

Los documentos son el corazón de toda la producción y los procesos: como se mencionó anteriormente en el artículo, los empleados a menudo pierden el tiempo buscando información que puede estar a mano pero que, debido a un archivo incorrecto, no puede optimizar y mejorar su trabajo.

5 –

El costo del almacenamiento de papel

El almacenamiento digital y el almacenamiento en papel de los clientes tienen costos: el primero se basa en la nube, la atención al cliente y un producto que se puede usar en todas partes y organizado automáticamente, mientras que el segundo tiene costos muy altos asociados con la infraestructura (por lo tanto, el espacio en la empresa), el tiempo y el costo de la materia prima.

Es por eso que la mayoría de las grandes empresas utilizan TME para almacenar la mayor parte de su documentación, lo que reduce en gran medida el costo de procesamiento de datos corporativos.

3

formas inmediatas de ahorrar dinero y optimizar su trabajo

En fin de resolver todos los problemas relacionados con el almacenamiento de papel, puede seguir algunas reglas que pueden permitirle optimizar su trabajo, reducir costos y evitar violaciones de seguridad de datos.

1

– Crear o agregar la Figura del Oficial de Cumplimiento

El Compliance Officer es una figura aún poco conocida en Italia pero que ostenta muchos roles dentro de la empresa: El Compliance Officer, de hecho, gestiona y optimiza procesos con el fin de minimizar el riesgo de que no se adapten los procesos a las normas, y así evitar sanciones, costes financieros y graves daños a la reputación.

Jessica Franken y Heather Butcha escribieron un artículo muy interesante sobre este tema en el blog de CFO, donde enumeran las ventajas y formas de disminuir el riesgo de una pérdida grave de información.

Es interesante ver cómo esta cifra tiene una gran importancia en el extranjero, pero todavía parece ser casi desconocida por la mayoría de las empresas italianas.

2 –

La digitalización del archivo y los MSDs

Emitting para producir papel y digitalizar un archivo en papel tiene ventajas evidentes: una vez eliminado el coste inicial de este software para la gestión documental, gracias a la digitalización de todos los documentos será posible ahorrar mucho en productos de oficina y en el tiempo de investigación, y obtener una mejora real en la gestión de toda la información, ya que estos últimos están siempre a su alcance o tabletas.

3 –

Una cultura corporativa ecológica

Los entrenamientos para evitar la fabricación y el desperdicio son una mano santa para ahorrar y usar inteligentemente las resmas de papel. Con una buena cultura corporativa, donde conozca los riesgos asociados con el uso innecesario de documentación en papel, puede ahorrar dinero y evitar la pérdida de dinero e información.

El futuro

del archiving: la digitalización es inevitable

Fight en los muchos artículos (algunos de los cuales se mencionan en este contenido) es posible notar que se está desarrollando una tendencia económica y social basada en la digitalización y el esfuerzo ecológico por parte de la mayoría de las empresas.

Iso sigue siendo un país donde el consumo de papel es muy alto y esta nueva cultura de digitalización completa y la nube está muy lejos, pero será un proceso inevitable que afectará a todos los emprendedores.

Por esta razón, es mejor tratar inmediatamente de seguir la ola, ahorrar dinero y mejorar su trabajo con soluciones fáciles y económicas.

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