¿Es importante el archivado profesional de correo electrónico? -

Ottach email está reemplazando globalmente cartas, faxes y teléfonos. Para una empresa, centrarse en un método avanzado para administrar y archivar correos electrónicos se ha convertido en fundamental.

Al enviar un correo electrónico desglosas las distancias. Llegue a un cliente o socio comercial en segundos y en todos los rincones del mundo. Incluso el mismo mensaje se puede reenviar a varios destinatarios. Esto implica una optimización de los flujos de trabajo, la comunicación y una mejor organización de los tiempos para su negocio. En otras palabras, su oficina se está volviendo cada vez más inteligente trabajando.

Archivo profesional de correo electrónico, mediante el uso de un DMS, ya no se puede ignorar. Las PYME sienten cada vez más la necesidad de organizar, archivar y clasificar los mensajes de una manera lógica y eficiente. ¿No crees que es necesario invertir en una solución similar? Echa un vistazo a este artículo, cambiarás de opinión.

Almacenamiento profesional de

correo electrónico: más espacio y seguridad

Cuánda vez su buzón ha alcanzado su capacidad máxima? O de nuevo, ¿se arriesgó a frustrar el intercambio de mensajes confidenciales debido a volúmenes excesivos? Se ha visto obligado, por tanto, a eliminar mensajes con la consiguiente pérdida de información comercial. Y lo sabes bien, para una empresa incluso los datos que parecen superfluos son un tesoro invaluable. Un recurso al que recurrir en los momentos más inesperados.

Lo que estás pensando: "Resuelvo el problema almacenando mensajes en otra PC o unidad de red, a lo sumo los imprimo". Hacer esto es solo una solución a corto plazo. ¿Las desventajas? No puede compartir correos electrónicos con colegas y no tiene auto-archive a largo plazo.

Un sistema profesional de gestión de correo electrónico es la solución ideal. Tendrás espacio ilimitado y podrás tener información en común con los colaboradores. El archivo de correos electrónicos, entonces, se lleva a cabo directamente desde el sistema de correo utilizado y no tendrá que intervenir manualmente.

Esto significa más seguridad en caso de transacciones importantes. Un sistema profesional de administración y archiving de correo lo protege de manipulaciones externas, incluye firma electrónica que cumple con los requisitos legales. Por lo tanto, el mensaje tiene valor legal y se considera como un documento original.

archivo profesional de

correo electrónico: los datos no son una isla

El correo electrónico contiene información comercial importante, no puede pensar en almacenarla en una carpeta o directorio personal. Y, sin embargo, sucede. En ausencia de directrices de la administración, un número cada vez mayor de empleados considera que los correos electrónicos de la empresa para la que trabajan son de su propiedad.

Qué sucede, por ejemplo, si un colega no está allí y necesita leer sus mensajes? O peor aún, ¿encuentra que el correo electrónico que necesita se eliminó inadvertidamente? ¿Sabe que perder fuentes de información puede desencadenar disputas legales?

Con el archivado profesional de correo electrónico, la información ya no estará disponible para una sola persona. Por ejemplo, un representante de ventas cuando el gerente de la tienda está ausente podrá acceder a los correos electrónicos de su superior.

Cómo? A través del acceso remoto al grupo central de documentos, el lugar que contiene los mensajes de correo electrónico. De esta manera, el vendedor podrá consultar la información relativa a un cliente en particular sin arriesgarse a hacer estallar una venta. Y esta acción será posible independientemente del formato original. Con un sistema de gestión avanzado para la gestión del correo electrónico, también puede acceder a los archivos adjuntos. Contenido donde se encuentran datos relevantes.

Cómo

funciona el archivado profesional de correo electrónico

En un sistema profesional de archivado de correo electrónico, el tiempo que lleva retener el contenido de los mensajes es determinado por cada empleado. En cualquier caso, esta herramienta mejora el proceso de indexación. Se integra automáticamente en los índices: nombres de empresas, asunto del correo, nombre del remitente, nombre del destinatario, fecha y contactos de otras bases de datos.

El proceso de archivar profesionalmente un correo electrónico comienza con la supervisión de una carpeta de Outlook preestablecida (pero también puede elegir otras soluciones). A continuación, continúe en el momento en que un colaborador coloca un mensaje de correo electrónico en esta carpeta. Unos momentos y el contenido del correo electrónico se archiva automáticamente. Los archivos adjuntos se guardan junto con el texto o por separado, y se agregan a un índice de texto completo para futuras búsquedas. Después de estas operaciones, también puede eliminar el mensaje de correo electrónico de su bandeja de entrada personal.

Aad más detalles: puede archivar mensajes en su formato de origen pero también convertirlos, eligiendo la solución que prefiera.

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Yo que

revisas

Archivo profesional de correo electrónico es importante. Ahorre tiempo, sirva mejor a sus clientes, optimice los flujos de trabajo y abarque todos los departamentos comerciales. En otras palabras, mejoras tu vida laboral. ¿Ya has probado esta herramienta? ¿Qué te parece? Cuéntanos tu experiencia en comments.

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