Las 5 funciones que necesitas para tu almacenamiento digital y por qué Dropbox no debe usarse como DMS:

En octubre Dropbox tuvo varias actualizaciones a la estética y algunas características básicas del sitio y muchos blogs (como este), declaró que el nuevo cliente de la pequeña caja azul ha resuelto muchos errores relacionados con los comentarios y la visualización de archivos en el sistema en línea. Los cambios necesarios permiten un uso más fluido del producto y ayudan a los numerosos estudiantes y profesionales a poder salir de un software que apenas permite almacenar y compartir archivos con múltiples usuarios

.

Muchas pequeñas empresas, de hecho, todavía utilizan este tipo de sistemas en la nube como programas de gestión documental (o DMS) y luego no se encuentran satisfechas con el tipo de producto que se proporciona: en este caso no es culpa del producto que simplemente le permite compartir cualquier tipo de archivo sino que carece de algunas características vitales para los negocios, resultado incapaz de proporcionar las soluciones necesarias para un negocio en crecimiento.

Por qué tantos profesionales insisten en utilizar este software de forma incorrecta y cuáles son las características que podemos encontrar en muy software para el archivo electrónico de documentos?

Archivado de documentos

digitales

S VS Uso compartido de archivos

El nuevo milenio ha respondido a una de las mayores preguntas relacionadas con la información moderna: de dónde y cómo puedo almacenar nuestros documentos con facilidad?

Con la creación de File Sharing y la nube, que es uno de los mejores inventos de nuestro tiempo, muchos servicios gratuitos como Google Drive y Dropbox te han permitido conectar cualquier ordenador o tablet a una red para poder compartir tus archivos en un instante: esta sencillez de uso siempre ha sido el punto fuerte de este tipo de software y ha permitido un crecimiento exponencial de diversos grupos de usuarios (como estudiantes) que no podían permitirse ningún software para compartir y cargar archivos en línea. Por lo tanto, Dropbox (y otros productos similares) han superado a otros servicios de intercambio de archivos más complicados como MediaFire.

Solo de esta simplicidad viene la idea equivocada que este tipo de productos se pueden utilizar como archivo real digital.

Dropbox aún permite realizar operaciones muy básicas que no se adaptan a las necesidades de las empresas que necesitan un espacio disponible muy grande, capacidad para digitalizar documentos físicos y fiabilidad en cuanto a seguridad y rendimiento.

por lo tanto,

Dropbox es perfecto para el archivo en línea simple, pero para las empresas, los programas de gestión de documentos de real que permiten el archivo digital profesional son ciertamente más adecuados para las empresas.

5

características que necesita para su archivo digital: cómo almacenar documentos correctamente.

Dropbox sigue siendo un buen servicio, pero es importante delinear cuáles son los límites que pueden evitar que su empresa despegue: recuerde siempre que pueden surgir fácilmente complicaciones debido a una gestión incorrecta de la documentación archivada.

Encontrar documentos con facilidad se traduce en una velocidad de ejecución y capacidad de respuesta que puede ser determinante durante los diversos procesos relacionados con los productos o servicios ofrecidos y, por el contrario, una incorrecta gestión de la documentación puede provocar cuarestas pérdidas en la facturación a lo largo del ejercicio fiscal, así como la recepción de multas relacionadas con la incorrecta gestión de documentos y la falta de un correcto método de archivo.

Qué son, entonces, las refusiones necesarias para poder confiar en un programa de gestión documental?

1. Un

sistema de seguridad de buena calidad

A pesar de que todos los métodos simples de almacenamiento en línea (como Dropbox) prometen la mejor seguridad en la red, muchos usuarios son muy escépticos sobre la seguridad de sus archivos dentro de estos almacenamientos de archivos: muchos todavía recuerdan la fuga desnuda de Icloud donde todos los archivos de respaldo (y fotos picantes) de muchas celebridades insertadas en las cuentas de Apple Drive han sido robados y compartidos en la red. Estas nubes pueden no ser el mejor lugar para almacenar su información confidencial y datos relacionados con su negocio.

2. Presencia

de herramientas necesarias para el archivo digital de documentos

Deas Dropox & Co. le permiten cargar fácilmente sus archivos, carecen de las funciones profesionales necesarias para su uso en un entorno de trabajo organizado.

Características como de indexación inteligente, que permite la selección y búsqueda de documentos a través de su contenido o la funcionalidad de digitalización de documentos en papel. versión también es útil para ver la evolución de la documentación utilizada dentro del almacenamiento, así como la presencia de flujos de trabajo niveles dinámicos y autorizados para gestionar la documentación en las distintas divisiones.

3. Garantizar

un alto rendimiento

Así que los sistemas de almacenamiento en línea simples tienden a tener a menudo problemas con el servidor que no garantizan la funcionalidad del sistema. Esto significa que puede suceder que el servidor se caiga y te deje sin la capacidad de acceder a la documentación en tu momento de necesidad. Existen otros problemas relacionados con el ancho de banda disponible, las capacidades de transmisión y las limitaciones en los niveles de imagen o la documentación que los DMS no tienen.

4. Un sistema de migración seguro

A medida que la empresa crece, también lo hace la documentación de respaldo, eso es seguro. Para asegurarse de que siempre tenga espacio disponible, no puede confiar en el simple almacenamiento en línea, que no promete espacio ilimitado o maniobra de crecimiento. Todo ello se traduce, posteriormente, en la necesidad de migrar sus datos, y la organización de los mismos, en otra plataforma.

A pesar de parecer obvio, todo parece más fácil decirlo que hacerlo: hay muchos costos asociados con la migración y considerables dificultades técnicas, especialmente cuando se trata de Cloud.

MS, por otro lado, le permiten ampliar continuamente el espacio y gracias a los flujos de trabajo automatizados será posible crear procesos relacionados con el archivo digital más fácilmente.

5.

Flexibilidad y personalización

Todos los servicios de almacenamiento en línea más simples son estándar: no permiten a los usuarios crear realmente el archivo digital que necesitan.

La personalización del espacio de trabajo y las características permiten, en cambio, a las empresas modelar su archivo digital de la manera más fácil e intuitiva, siempre en función de los documentos utilizados, y esta personalización es vital en el proceso de crecimiento y evolución, tanto en términos de calidad del producto como a nivel de organización de su empresa.

Por qué aprender:Por qué su empresa debe usar un DMS

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