Por qué su empresa debería usar un DMS

Tarjeta, papel y más papel. Trabajas en una pyme y cuando empezaste no tenías ni idea de lo importante que era la gestión documental adecuada, desde la producción hasta la contabilidad. Con la llegada de internet y los ordenadores personales también llega la promesa de la televisión y los periódicos: desaparecería el maloppi de las hojas para consultar y actualizar. No fue así, con buena paz de tiempos de trabajo.

Las empresas de grana todavía están vinculadas a los archivos en papel. En parte, ignoran el potencial de los sistemas de software avanzados para organizar la creación colaborativa de documentos. El DMS, acrónimo de Document Management System, forma parte de esta categoría de programas. En este artículo quiero explicarte por qué tu empresa debe utilizar un DMS.

Qué es

un DMS

So anticipado, el sistema de gestión documental es un software de gestión e intercambio de documentos. Las herramientas que forman un DMS permiten enviar, escanear y almacenar cualquier tipo de documento electrónico y en papel, maximizando la comunicación empresarial entre departamentos. Estos son archivos de texto, tablas, imágenes, videos, archivos de audio. Todos los contenidos que el programa indexa según determinados algoritmos.

Con un DMS, una vez registrado el documento, se puede seguir todo su ciclo de vida, desde el nacimiento hasta la destrucción para reconstruir correlaciones con otras prácticas. Este sistema permite definir la privacidad de los documentos más delicados garantizando el acceso solo a determinadas personas o grupos de trabajo. O de nuevo, puede leer, revisar, reescribir una información e insertar una firma digital.

En resumen, puede hacer que cualquier tipo de flujo de documentos. Es decir, un flujo de trabajo. Esta actividad permite que la información llegue a los interesados y se difunda de acuerdo a las necesidades de la organización.

Cómo

funciona un DMS

La inserción de datos en un sistema de gestión documental se realiza a través de OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Esta herramienta permite separar las partes figurativas de un documento de las textuales. ¿Resultado? Reducción del tiempo de indexación y archivado del archivo file.

En cualquier caso, el DMS se instala en un servidor de la empresa y se ramifica en un árbol con rutas organizadas que satisfacen diferentes necesidades. Cada ruta tiene un directorio que aloja documentos de forma independiente. Por ejemplo, puede pensar en un área específica para los documentos de los empleados o reservar otra área para almacenar datos de producción. Como habrás adivinado, el DMS se integra perfectamente con la interfaz gráfica de cualquier ordenador sin ningún tipo de interferencia.

DMS es la solución para su negocio

El DMS es la solución perfecta si está tratando de desmaterializar documentos impresos y agilizar los procesos internos dentro de la empresa. ¿Cuántos archivos en papel se consultan realmente? Seamos realistas, muchos están destinados a convertirse en una carta silenciosa. ¿Y cuántos se copian? ¿Y queremos hablar de los documentos que se pierden?

Y luego los costos de administrar la tarjeta. Son bastante onerosos. Para tener algunos números sobre el tema, los datos más recientes se remontan a 2010: Il Sole 24 Ore ha calculado que el 40% del gasto en gestión de papel se compone de los costos de personal. En cambio, Italia Oggi en su estimación de 2010 ha determinado que la producción de cada documento en papel cuesta 0,61 €. El coste de propiedad es de 1,35 €.

Así que puede usar software de almacenamiento para evitar desperdicios. El uso de un DMS trae muchas ventajas. ¿El más obvio? Su oficina ganará nuevo espacio. Prepárate para decir adiós a un sinfín de archivos de cajones de archivos, solo un DVD será suficiente. Como ya se mencionó, se reducirán los costos de gestión y la confidencialidad de los documentos se convertirá en habitual, cada empleado consultará solo los datos que son de su responsabilidad a través de contraseñas. Para beneficiarse del almacenamiento digital no solo será su empresa sino también el medio ambiente con la reducción de la tala de árboles.

Yo que

revisas

Estas son las razones fundamentales para utilizar un DMS en la empresa. ¿Conoces este sistema de gestión documental? ¿Crees que las pymes italianas están realmente preparadas para afrontar este proceso de digitalización? Deja tu respuesta en los comentarios.

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